Sekretariat Senior (all genders)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Sekretariat Senior (all genders) für den Bereich Forschungstierhaltung

Die Forschungstierhaltung ist ein Servicebereich des Dekanats der Medizinischen Fakultät der Universität Hamburg, der eng mit den biomedizinisch forschenden Arbeitsgruppen des Universitätsklinikums zusammenarbeitet.

Die Position umfasst folgende Aufgaben:

• Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche, Bearbeitung und Weiterleitung sämtlicher Anfragen (postalisch, per E-Mail, telefonisch), Gäste-/Besucher:innenbetreuung
• Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung von Wiedervorlagen, Ablage und Archivverwaltung
• Terminkoordination, -planung und –überwachung
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Unterlagen und Präsentationen nach Vorgaben erstellen und aufbereiten
• Vor- und Nachbereiten von Besprechungsterminen inkl. Protokollführung
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z.B. Ausfüllen von Personalanträgen
• Weiterleitung und Überwachung von Anträgen der Mitarbeiter:innen (zB. Dienstreisen)
• Administration der Versuchsvorhaben von der Antragstellung bis zur Beendigung der Projekte inkl. Datenpflege und Datenerfassung in einer Verwaltungsdatenbank
• Beschaffungsangelegenheiten (z.B. allgemeine Büromaterialbeschaffung, Invest-Anträge) inkl. Prüfung von Anforderungen, Produktauswahl, Einholen und Vergleich von Angeboten und Treffen einer Vorauswahl sowie Rechnungsprüfung
• Durchführen der internen Leistungsverrechnung, Prüfen der Einnahmen sowie allgemeine Finanzmittelüberwachung (Budgetkontrolle)
• Drittmittelüberwachung
• Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung
• Organisation von Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen
• Abwesenheitsvertertung innerhalb des Sekretariats

Diese Position ist ab sofort mit 50% der regelmäßigen Arbeitszeit in der Leitung (Doppelspitze) der Forschungstierhaltung unterstellt.

• Abgeschlossene Berufsausbildung: Verwaltungsfachangestellte:r, Kauffrau:mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Berufserfahrung, wünschenswert im wissenschaftlichen oder tiermedizinischen Bereich, Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken
• Büro- und EDV-Organisationskenntnisse, Abrechnungskenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse
• Professionelles Auftreten
• Den Willen proaktiv zu agieren und eigenverantwortlich und verantwortungsvoll zu arbeiten
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen
• MS Office Kenntnisse, sicherer Umgang mit der neuen deutschen Rechtschreibung
• Gute Englischkenntnisse

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

• Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
• 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
• Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
• Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie für Bildung und Karriere)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.
• Flexible Arbeitszeiten