Sekretär:in Senior (all genders)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Sekretär:in (all genders) Senior

Sie werden Teil eines interdisziplinären Teams unter der Leitung von Prof. Dr. Meike Saul. Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit translationalen Forschungsprojekten in der Krebsforschung, insbesondere mit der Rolle von microRNAs als Biomarker für personalisierte Therapieansätze bei verschiedenen Tumorentitäten.

Darüber hinaus werden Sie das Kliniksekretariat der II. Medizinischen Klink unterstützen, die ASV-Teams (Ambulante Spezialfachärztliche Versorgung) der II. Medizinischen Klinik betreuen und Herrn Prof. Matthias Rostock im Bereich der Komplementärmedizin bei der Organisation und Durchführung regelmäßiger jährlicher Online-Veranstaltungen unterstützen.

Zu Ihren Tätigkeiten zählen:

Betreuung einer Forschungsprofessur (50%):

• Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
• Terminkoordination, -planung und –überwachung (z.B. Gesprächstermine)
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache (z.B. Gutachten, Forschungsanträge und Veröffentlichungen)
• Unterlagen und Präsentationen nach Vorgabe erstellen und aufarbeiten (Format, optische Gestaltung, Layout usw.)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z.B. Ausfüllen von Personalanträgen)
• Weiterleitung und Überwachung von Anträgen der Mitarbeiter:innen (z.B. Dienstreisen, IT)
• Beschaffungsanglegenheiten (z.B. Büromaterial, IT-Beschaffungen, Invest-Anträge)
• Drittmittelüberwachung, Finanzverwaltung
• IT-Angelgenheiten wie Koordination der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche
• Organisation und Abwicklung von Promotionsprüfungen

Betreuung von ASV-Teams (15%):

• Teilnahme an regelmäßigen Meetings
• Pflege der online ASV-Servicestelle (Ein- und Austragung neuer Teilnehmer:innen)
• regelmäßiger E-Mail Schriftverkehr (Ärztekammer, Strategische Unternehmensentwicklung, UKE-Abrechnungsteam und der ASV Teamleitung)
• Ansprechpartner:in für Neubeschaffung von Broschüren oder Rezepten
• Unterstützung beim Ausfüllen der Formulare für neue Teammitglieder:innen und Einreichung aller notwendigen Unterlagen
• Dokumentation und Pflege der Unterlagen und Teilnehmerlisten
• Unterstützung bei der Einrichtung neuer ASVs (Ausfüllen von Anträgen, Kommunikation mit der eLA)
• Pflege des Funktionspostfaches „ASV-ZO“

Kliniksekretariat II. Medizinische Klinik (30%)

• Administrative Unterstützung verschiedener Fachbereiche der II. Med. Klinik
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Terminkoordination, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen (postalisch, per Mail und telefonisch)
• Schriftverkehr, Erstellung von Schreibarbeiten, Korrektur und Versand von Arztbriefen
• EDV-Angelegenheiten wie Überwachung der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche
• Vertretung anderer Sekretariate
• Homepage II. Med. aktualisieren und pflegen (CMS System)

Sekretariat Prof. Rostock (5%)

• Teilnahme an der online Veranstaltung „Komplementärmedizin in der Onkologie“
• Vorbereitung der Lehraufträge
• Übertragung von Patienten Termine aus SAP in Outlook
• Pflege des Funktionspostfaches „Komplementärmedizin“

• Abgeschlossene Berufsausbildung: kaufmännische Ausbildung, (Zahn-) Medizinische Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat wünschenswert im medizinischen und/oder Forschungs-Bereich
• Kenntnisse in der Betreuung von ASV-Teams sind von Vorteil
• Büroorganisationskenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse, EDV-Organgisationskenntnisse, Englischkenntnisse, MS Office Kenntnisse
• Wünschenswert: Abrechnungskenntnisse, Drittmittelverfahrenskenntnisse, Personalrechtskenntnisse, Personalwesen-Kenntnisse
• Hohe Leistungsbereitschaft, Team- und Kommunikationsfähigkeit, Engagement, Flexibilität, Koordinations- und Organisationsgeschick, wirtschaftliches Handeln und Zuverlässigkeit.

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände