Abteilung/Aufgabengebiet
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Sekretär:in Junior (all genders) im Studierendensekretariat
Im Studierendensekretariat laufen die Fäden für die rund 1800 h Unterricht und Prüfungen zusammen. Jedes Jahr sorgen wir dafür das 760 Studierende ein Praktikum in einer Hausarztpraxis machen können. Darüberhinaus wird der letzte Ausbildungsabschnitt von Medizinstudierenden im Wahlfach Allgemeinmedizin organsiert.
Ihre Aufgaben:
Mitarbeit im Studierendensekretariats (Vertretung bei Abwesenheit):
- Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen (Terminierung)
- Vorbereitung und Versand von Informationsmaterialien für Studierende und Lehrende
- Ansprechpartner:in für Studierende und Lehrärzt:innen bei Fragen zu Kursangeboten und Prüfungen
- Korrespondenz mit Studierenden, Lehrenden und Dekanat
- Verwaltung von Blockpraktika und PJ Anmeldungen und Terminen
- Verwaltung der Büroorganisation, z. B. Terminkoordination und Beschaffungsangelegenheiten
- Unterstützung bei der Verwaltung von Lehrangeboten und der entsprechenden Unterlagen (z. B. Rechnungen)
- Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Protokollen und Berichten
- Teilnahme an (internen) Besprechungen und Erstellen von Protokollen
- Pflege der Datenbanken und Systeme des Instituts, insbesondere im Hinblick auf die Studienorganisation
Diese Position ist mit 50 bis 75 Prozent der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit vorerst auf 2 Jahre befristet zu besetzen. Eine Weiterbeschäftigung ist avisiert.
Das Profil des Instituts und Poliklinik für Allgemeinmedizin in Forschung und Lehre finden Sie unter https://www.uke.de/kliniken-institute/institute/allgemeinmedizin.
Profil/Qualifikationen
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Gute MS Office-Kenntnisse
- Kommunikations-, Teamfähigkeit, Loyalität, selbstständige Arbeitsweise, Organisationsgeschick
Stellenangebot und Perspektiven
- Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
- Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
- Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
