Assistenz der Institutsleitung m/w/d

Als universitärer Maximalversorger bieten wir Ihnen Spitzenmedizin mit menschlichen Gesicht.
Die architektonisch und organisatorisch einzigartige Bündelung von Krankenversorgung, Forschung und Lehre unter einem Dach ermöglicht uns einen intensiven interdisziplinären Austausch und eine enge klinische und wissenschaftliche Vernetzung.

Im Institut für Medizinische Informatik ist zum 01.01.2025 eine Stelle als

Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

mit der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche) mit der Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung unbefristet zu besetzen. 

Ihre Aufgabe

• Verwaltung der Konten des Instituts, inkl. Drittmitteln (z.B. Mittelbewirtschaftung, SAP) und der Personalplanung, Aufbau und Betreiben eines institutsinternen Berichtswesens
• Unterstützung der Institutsmitarbeiter/-innen bei der Erstellung von Drittmittelanträge: eigenständige Erledigung der formalen Abläufen, eigenständige Erstellung von Kalkulationen und Berichten
• Verwaltung und Organisation des Lehr- und Prüfungsbetriebs/Ausbildungsorganisation
• Planung und Organisation von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen 
• Erstellung und Pflege von Verfahrensanweisungen/Qualitätsmanagement
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen bei den formellen Abläufen auf dem Weg zur Promotion (Promotionsbeauftragte/-r des Instituts)
• Organisation von Beschaffungen und des Bestellwesens
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, inkl. eigenständiger Erledigung des Schriftwechsels

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-er oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit  Berufserfahrung (z.B. als Steuerfachangestellte/-r)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Fortbildun im Wissenschaftsmanagement oder Drittmittelmanagement wünschenswert
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung von Vorteil 
• IHK-Ausbilderschein wünschenswert
• Diskrete und sorgfältige Arbeitsweise 
• Engagement und Eigeninitiative 
• Führungskompetenz 

• 300 Berufe unter einem Dach – mehr Vielfalt geht nicht
• eine leistungsgerechte Vergütung nach den Bestimmungen des TV-L (EG 8 TV-L) , inklusive der attraktiven Leistungen im öffentlichen Dienst (z.B. Weihnachtsgeld, tariflich vereinbarter Urlaubsanspruch)
• eine attraktive betriebliche Altersversorgung der VBL (Versorgungs-Anstalt des Bundes und der Länder), damit Sie sich auch im Rentenalter Ihre Wünsche erfüllen können
• neben vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten ein großes Angebot zur Gesundheitsförderung sowie das umfangreiche Programm des Hochschulsports
• monatliche Vergünstigungen für unsere Mitarbeitenden durch unser Corporate Benefits Programm, um beim privaten Shopping sparen zu können
• flexible Arbeitszeiten, damit Sie Berufs- und Privatleben besser vereinen können, denn Ihre Work-Life-Balance ist uns wichtig
• attraktive Konditionen für den ÖPNV oder einen vergünstigten Parkplatz für unsere Mitarbeitenden, damit Sie einen entspannten Arbeitsweg haben
• einen Betriebskindergarten, damit Ihre Kinder immer in Ihrer Nähe sind (Plätze nach Verfügbarkeit)
• bei individuellem Bedarf Wohnmöglichkeiten in unserem Personalwohnheim (Plätze nach Verfügbarkeit und nach Absprache)
• eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende, damit Sie die Uniklinik RWTH Aachen schon vor Dienstantritt kennenlernen können
• verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants, damit Sie auch im Schichtdienst die Möglichkeit bekommen, das vielfältige Angebot wahrzunehmen

Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. 

Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen, die uns per E-Mail an: bewerbung@ukaachen.de (dieser Übertragungsweg ist i. d. R. nicht ausreichend geschützt) erreichen, werden von uns in das v. g. Portal überführt.

Die zugesandten Unterlagen werden nach Überführung ins Portal unverzüglich datenschutzgerecht entsorgt. Nach Ablauf der vorgeschriebenen Vorhaltefrist werden auch die Daten im Portal gelöscht.

Stimmen Sie einer Überführung in das v. g. Portal nicht zu, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen.

Die Bewerbungsfrist der ausgeschriebenen Stelle GB-P-49444 endet am 04.12.2024.

Für Rückfragen steht Ihnen Herr Univ.-Prof.Dr. Röhrig, Tel.: +49 241 80 88790, E-Mail: medizininformatik@ukaachen.de gerne zur Verfügung.